Planeador de reuniões

Como usar o planeador de reuniões

1. Escolhe a Data da reunião. O botão Hoje repõe a data de hoje.
2. Em Participantes, introduz cada pessoa ou equipa: um Nome (opcional), uma Cidade ou fuso horário (por exemplo «Paris», «Lisbon» ou Asia/Singapore) e o horário de trabalho local em Início do trabalho e Fim do trabalho. Usa Adicionar participante para mais linhas (até 12) e Remover para apagar uma.
3. Lê a Grelha hora a hora. Cada linha é um participante e cada coluna é o mesmo momento para todos, mostrado na hora local de cada pessoa. As células verdes estão dentro do horário de trabalho, as cinzentas são de noite, e um pequeno +1 ou −1 indica o dia seguinte ou o anterior.
4. A linha Disponíveis conta quantas pessoas estão em horário de trabalho em cada intervalo. As colunas em que todos estão disponíveis ficam destacadas, e a frase por baixo da grelha indica esses períodos.
5. Clica numa coluna, ou no respetivo botão da linha Disponíveis, para escolher esse horário. A caixa Horário escolhido mostra então a reunião no fuso horário de cada participante e em UTC. Usa Copiar para a colar num e-mail ou numa conversa, ou dá um título ao evento e clica em Transferir .ics para a adicionares ao teu calendário.

O Intervalo da grelha (1 hora, 30 minutos ou 15 minutos) define a largura de cada coluna, e a Duração da reunião define quanto tempo dura a reunião no horário escolhido e no ficheiro de calendário. Marca Os dias de fim de semana são folga para excluir os fins de semana (a opção Fim de semana define quais são: sábado e domingo por predefinição, sexta e sábado na maioria dos países árabes…), o que conta quando a manhã de segunda-feira em Tóquio ainda é domingo à noite na Califórnia. O fim de semana escolhido aplica-se a todos os participantes.

Os nomes das cidades estão em inglês: escreve «Lisbon», «Madrid» ou «New York», ou diretamente um fuso IANA como Europe/Lisbon ou Atlantic/Azores. Os nomes dos países são reconhecidos em português, por isso escrever «Portugal» também funciona.

Como é calculada a sobreposição

O fuso horário do primeiro participante define o dia mostrado na grelha: as colunas vão da meia-noite à meia-noite nesse fuso. Para cada intervalo, a ferramenta converte o momento para o fuso de cada participante com a base de dados de fusos horários incluída no teu navegador. Um participante só conta como disponível se o intervalo inteiro couber no seu horário de trabalho; com intervalos de uma hora, quem trabalha das 9:00 às 17:00 está disponível da coluna das 9:00 à coluna das 16:00.

O horário de trabalho é local e pode passar da meia-noite: introduz 22:00 a 06:00 para um turno noturno. A hora de verão é tratada automaticamente. No dia em que os relógios mudam, a grelha tem 23 ou 25 colunas e, nas semanas em que a América do Norte e a Europa mudam de hora em datas diferentes, a sobreposição desloca-se uma hora, tal como na realidade.

O ficheiro de calendário .ics

O ficheiro transferido segue a norma iCalendar (RFC 5545) e guarda o início e o fim em UTC, por isso o Outlook, o Google Calendar, o Calendário da Apple e o Thunderbird colocam-no à hora local certa para quem o importar. A descrição contém a mesma lista por fuso horário da caixa Horário escolhido. O ficheiro é gerado no teu navegador; nada é enviado.

Dicas para reuniões justas entre fusos horários

• Entre Portugal e a costa leste da América do Norte há normalmente 5 horas de diferença: a sobreposição é a tarde portuguesa e a manhã norte-americana.
• Com participantes na Ásia, na Europa e nas Américas, muitas vezes não há nenhum horário que sirva a todos. Faz rodar o horário incómodo entre equipas em vez de pedir sempre às mesmas pessoas que fiquem até tarde.
• Fusos de meia hora, como o da Índia (UTC+05:30), funcionam melhor com o intervalo de 30 minutos.