Planificador de reuniones

Cómo usar el planificador de reuniones

1. Elige la Fecha de la reunión. El botón Hoy la vuelve a poner en el día de hoy.
2. En Participantes, añade a cada persona o equipo: un Nombre (opcional), una Ciudad o zona horaria (por ejemplo «Madrid», «Bogotá» o Asia/Singapore) y su horario laboral local en Inicio de la jornada y Fin de la jornada. Usa Añadir un participante para más filas (hasta 12) y Quitar para eliminar una.
3. Consulta la Cuadrícula hora por hora. Cada fila es un participante y cada columna es el mismo momento para todos, mostrado en la hora local de cada uno. Las casillas verdes están dentro del horario laboral, las grises son de noche, y un pequeño +1 o −1 indica el día siguiente o el anterior.
4. La fila Disponibles cuenta cuántas personas están en horario laboral en cada intervalo. Las columnas en las que todos están disponibles se resaltan, y la frase bajo la cuadrícula enumera esos tramos horarios.
5. Haz clic en una columna, o en su botón de la fila Disponibles, para elegir ese intervalo. El recuadro Intervalo elegido muestra entonces la reunión en la zona horaria de cada participante y en UTC. Usa Copiar para pegarla en un correo o un chat, o pon un Título del evento y haz clic en Descargar .ics para añadirla a tu calendario.

El Intervalo de la cuadrícula (1 hora, 30 minutos o 15 minutos) define el tamaño de cada columna, y la Duración de la reunión fija cuánto dura la reunión en el intervalo elegido y en el archivo de calendario. Marca Los días de fin de semana son libres para excluir los fines de semana (el ajuste Fin de semana elige esos días: sábado – domingo por defecto, viernes – sábado en la mayoría de los países árabes), algo importante cuando el lunes por la mañana en Tokio todavía es domingo por la tarde en California.

Nombres de ciudades

La búsqueda reconoce unas 240 ciudades por su nombre en inglés o en francés, sin importar los acentos: «Madrid», «Bogotá», «Buenos Aires» o «London» funcionan, pero para algunas ciudades tendrás que escribir el nombre inglés (por ejemplo «Mexico City» o «New York»). Los nombres de las ciudades se muestran en inglés. Si una ciudad no aparece, escribe directamente su zona horaria IANA, como America/Lima o Europe/Madrid.

Cómo se calcula la coincidencia

La zona horaria del primer participante determina el día que se muestra en la cuadrícula: las columnas van de medianoche a medianoche en esa zona. Para cada intervalo, la herramienta convierte ese momento a la zona de cada participante con la base de datos de zonas horarias integrada en tu navegador. Un participante solo cuenta como disponible si el intervalo completo cabe en su horario laboral; así, con un intervalo de una hora, alguien que trabaja de 9:00 a 17:00 está disponible desde la columna de las 9:00 hasta la de las 16:00.

El horario laboral es local y puede pasar de medianoche: escribe de 22:00 a 06:00 para un turno de noche. El horario de verano se gestiona automáticamente. El día del cambio de hora, la cuadrícula tiene 23 o 25 columnas, y durante las semanas en que Norteamérica y Europa cambian en fechas distintas, la coincidencia se desplaza una hora, como en la realidad.

El archivo de calendario .ics

El archivo descargado sigue el estándar iCalendar (RFC 5545) y guarda el inicio y el fin en UTC, así que Outlook, Google Calendar, Apple Calendar y Thunderbird lo colocan a la hora local correcta de quien lo importe. La descripción contiene la misma lista por zona horaria que el recuadro Intervalo elegido. El archivo se genera en tu navegador; no se sube nada.

Consejos para reuniones justas entre zonas horarias

• Entre Europa y América, la coincidencia suele ser la tarde europea y la mañana americana.
• Con participantes en Asia, Europa y América, a menudo no hay ningún intervalo que convenga a todos. Rota el horario incómodo entre equipos en lugar de pedir siempre a las mismas personas que se conecten tarde.
• Las zonas con media hora, como la India (UTC+05:30), funcionan mejor con el intervalo de 30 minutos.