Vergaderplanner voor tijdzones

Zo gebruik je de vergaderplanner

1. Kies de Vergaderdatum. De knop Vandaag zet hem terug op vandaag.
2. Vul onder Deelnemers elke persoon of elk team in: een optionele Naam, een Stad of tijdzone (bijvoorbeeld “Amsterdam”, “Montreal” of Asia/Singapore) en de lokale werktijden bij Werk begint en Werk eindigt. Met Deelnemer toevoegen voeg je rijen toe (tot 12) en met Verwijderen haal je er een weg.
3. Bekijk het Raster per uur. Elke rij is een deelnemer en elke kolom is voor iedereen hetzelfde moment, weergegeven in ieders lokale tijd. Groene vakjes vallen binnen werktijd, grijze vakjes zijn ’s nachts, en een kleine +1 of −1 betekent de volgende of vorige dag.
4. De rij Beschikbaar telt hoeveel mensen per tijdslot binnen werktijd zitten. Kolommen waarin iedereen beschikbaar is, zijn gemarkeerd, en de zin onder het raster noemt die tijdvakken.
5. Klik op een kolom, of op de knop ervan in de rij Beschikbaar, om dat tijdslot te kiezen. Het vak Gekozen tijdslot toont de vergadering dan in de tijdzone van elke deelnemer en in UTC. Met Kopiëren plak je het in een e-mail of chat, of geef de afspraak een titel en klik op .ics downloaden om hem aan je agenda toe te voegen.

De Rasterstap (1 uur, 30 minuten of 15 minuten) bepaalt de breedte van elke kolom, en de Duur van de vergadering hoe lang de vergadering duurt in het gekozen tijdslot en in het agendabestand. Vink Weekenddagen zijn vrije dagen aan om weekenden uit te sluiten (met de instelling Weekend kies je welke dagen: standaard zaterdag – zondag, in de meeste Arabische landen vrijdag – zaterdag…). Dat is belangrijk als maandagochtend in Tokio nog zondagavond is in Californië.

Stadsnamen worden in het Engels gezocht en getoond (“Brussels”). De lijst bevat vooral grote steden, voor Nederland en België alleen Amsterdam en Brussel. Staat je stad er niet in, typ dan een IANA-tijdzone zoals Europe/Amsterdam of Europe/Brussels, of een landnaam in het Nederlands, zoals “België”, om steden uit dat land te vinden.

Hoe de overlap wordt berekend

De tijdzone van de eerste deelnemer bepaalt welke dag het raster toont: de kolommen lopen van middernacht tot middernacht in die zone. Voor elk tijdslot rekent de tool het moment om naar de zone van elke deelnemer, met de tijdzonedatabase die in je browser zit. Een deelnemer telt alleen als beschikbaar als het hele tijdslot binnen zijn werktijd valt. Met een stap van een uur is iemand die van 9:00 tot 17:00 werkt dus beschikbaar van de kolom van 9:00 tot die van 16:00.

Werktijden zijn lokaal en mogen over middernacht gaan: vul 22:00 tot 06:00 in voor een nachtdienst. Zomertijd wordt automatisch verwerkt. Op de dag dat de klok verzet wordt, heeft het raster 23 of 25 kolommen, en in de weken waarin Noord-Amerika en Europa op verschillende datums overschakelen, verschuift de overlap een uur, net als in werkelijkheid.

Het .ics-agendabestand

Het gedownloade bestand volgt de iCalendar-standaard (RFC 5545) en slaat begin en einde op in UTC. Outlook, Google Agenda, Apple Agenda en Thunderbird zetten de afspraak dus op de juiste lokale tijd voor wie hem importeert. De beschrijving bevat dezelfde lijst per tijdzone als het vak Gekozen tijdslot. Het bestand wordt in je browser gemaakt; er wordt niets geüpload.

Tips voor eerlijke vergaderingen over tijdzones

• Tussen Europa en Noord-Amerika valt de overlap meestal in de Europese middag en de Noord-Amerikaanse ochtend.
• Met deelnemers in Azië, Europa en Amerika is er vaak geen tijdslot dat voor iedereen past. Wissel het onhandige tijdstip af tussen teams in plaats van steeds dezelfde mensen laat te laten aansluiten.
• Tijdzones met een half uur, zoals India (UTC+05:30), werken beter met de stap van 30 minuten.