Planificateur de réunion multi-fuseaux

Comment utiliser le planificateur de réunion

1. Choisissez la Date de la réunion. Le bouton Aujourd’hui la ramène à la date du jour.
2. Sous Participants, décrivez chaque personne ou équipe : un Nom (facultatif), une Ville ou fuseau horaire (par exemple « Paris », « Montréal » ou Asia/Singapore) et ses heures de travail locales dans Début de journée et Fin de journée. Ajoutez des lignes avec Ajouter un participant (12 au maximum) et supprimez-en avec Retirer.
3. Consultez la Grille heure par heure. Chaque ligne est un participant, chaque colonne un même instant pour tous, affiché à l’heure locale de chacun. Les cases vertes sont dans les heures de travail, les cases grisées tombent la nuit, et un petit +1 ou −1 signale le lendemain ou la veille.
4. La ligne Disponibles compte les personnes en heures de travail pour chaque créneau. Les colonnes où tout le monde est disponible sont mises en évidence, et la phrase sous la grille récapitule ces plages horaires.
5. Cliquez sur une colonne, ou sur son bouton dans la ligne Disponibles, pour choisir ce créneau. Le cadre Créneau choisi détaille alors la réunion dans le fuseau de chaque participant et en UTC. Utilisez Copier pour la coller dans un courriel ou une messagerie, ou donnez un titre à l’événement et cliquez sur Télécharger le .ics pour l’ajouter à votre agenda.

Le Pas de la grille (1 heure, 30 minutes ou 15 minutes) fixe la largeur de chaque colonne, et la Durée de la réunion fixe la longueur du créneau choisi et de l’événement du fichier. Cochez Les jours de week-end sont chômés pour exclure la fin de semaine (le réglage Week-end choisit ces jours : samedi – dimanche par défaut, vendredi – samedi dans la plupart des pays arabes…) : un lundi matin à Tokyo, c’est encore dimanche soir en Californie.

Comment le créneau commun est calculé

Le fuseau du premier participant détermine la journée affichée : les colonnes vont de minuit à minuit dans ce fuseau. Pour chaque créneau, l’outil convertit l’instant dans le fuseau de chaque participant grâce à la base de fuseaux horaires intégrée à votre navigateur. Un participant n’est compté disponible que si le créneau entier tient dans ses heures de travail : avec un pas d’une heure, une personne qui travaille de 9 h à 17 h est disponible de la colonne de 9 h à celle de 16 h.

Les heures de travail sont locales et peuvent enjamber minuit : saisissez 22:00 à 06:00 pour un horaire de nuit. L’heure d’été est gérée automatiquement. Le jour du changement d’heure, la grille compte 23 ou 25 colonnes, et pendant les semaines où l’Amérique du Nord et l’Europe ne changent pas d’heure à la même date, le créneau commun se décale d’une heure, exactement comme dans la réalité.

Le fichier d’agenda .ics

Le fichier téléchargé respecte la norme iCalendar (RFC 5545) et enregistre le début et la fin en UTC : Outlook, Google Agenda, Calendrier d’Apple ou Thunderbird le placent à la bonne heure locale pour chaque personne qui l’importe. La description reprend la liste par fuseau du cadre Créneau choisi. Le fichier est créé dans votre navigateur, rien n’est envoyé en ligne.

Conseils pour des réunions internationales équitables

• Entre l’Europe et l’Amérique du Nord, le créneau commun tombe en général l’après-midi en Europe et le matin au Québec ou à New York.
• Avec des participants en Asie, en Europe et dans les Amériques, aucun créneau ne convient souvent à tous. Faites tourner l’horaire contraignant entre les équipes plutôt que de toujours faire veiller les mêmes.
• Pour les fuseaux décalés d’une demi-heure, comme l’Inde (UTC+05:30), choisissez un pas de 30 minutes.