Møteplanlegger for tidssoner

Slik bruker du møteplanleggeren

1. Velg Møtedato. Knappen I dag setter den tilbake til i dag.
2. Under Deltakere skriver du inn hver person eller hvert team: et valgfritt Navn, en By eller tidssone (for eksempel «Paris», «Montreal» eller Asia/Singapore), og lokal arbeidstid i Arbeidet starter og Arbeidet slutter. Bruk Legg til en deltaker for flere rader (opptil 12) og Fjern for å slette en.
3. Les Rutenett time for time. Hver rad er en deltaker, og hver kolonne er det samme øyeblikket for alle, vist i hver persons lokale tid. Grønne ruter ligger innenfor arbeidstiden, grå ruter er natt, og en liten +1 eller −1 betyr neste eller forrige dag.
4. Raden Tilgjengelig teller hvor mange som er i arbeidstiden i hvert tidsrom. Kolonner der alle er tilgjengelige, utheves, og setningen under rutenettet viser disse tidsrommene.
5. Klikk på en kolonne, eller på knappen i raden Tilgjengelig, for å velge tidsrommet. Boksen Valgt tidsrom viser da møtet i alle deltakernes tidssoner og i UTC. Bruk Kopier for å lime det inn i en e-post eller chat, eller gi avtalen en tittel og klikk Last ned .ics for å legge den i kalenderen din.

Rutenettsteg (1 time, 30 minutter eller 15 minutter) bestemmer størrelsen på hver kolonne, og Møtelengde bestemmer hvor lenge møtet varer i det valgte tidsrommet og i kalenderfilen. Huk av for Helgedager er fridager for å utelate helger (innstillingen Helg velger dem: lørdag – søndag som standard, fredag – lørdag i de fleste arabiske land …). Det har betydning når en mandag morgen i Tokyo fortsatt er søndag kveld i California.

Navnene på byene i søket kommer fra en liste på engelsk (og fransk). Skriv derfor «Copenhagen», «Vienna» eller en tidssone som Europe/Oslo hvis norske navn ikke gir treff.

Slik beregnes overlappingen

Tidssonen til den første deltakeren bestemmer dagen som vises i rutenettet: kolonnene går fra midnatt til midnatt i den sonen. For hvert tidsrom omregner verktøyet øyeblikket til alle deltakernes soner med tidssonedatabasen som er innebygd i nettleseren din. En deltaker regnes som tilgjengelig bare hvis hele tidsrommet ligger innenfor arbeidstiden, så med et timessteg er en som jobber 9:00 til 17:00, tilgjengelig fra kolonnen 9:00 til kolonnen 16:00.

Arbeidstiden er lokal og kan gå over midnatt: skriv inn 22:00 til 06:00 for et nattskift. Sommertid håndteres automatisk. Den dagen klokkene stilles, har rutenettet 23 eller 25 kolonner, og i ukene da Nord-Amerika og Europa bytter på ulike datoer, flytter overlappingen seg en time, slik den gjør i virkeligheten.

Kalenderfilen .ics

Den nedlastede filen følger iCalendar-standarden (RFC 5545) og lagrer start og slutt i UTC, så Outlook, Google Kalender, Apple Kalender og Thunderbird plasserer den på riktig lokal tid for den som importerer den. Beskrivelsen inneholder den samme listen per sone som boksen Valgt tidsrom. Filen lages i nettleseren din, og ingenting lastes opp.

Tips for rettferdige møter på tvers av tidssoner

• Mellom Europa og Nord-Amerika er overlappingen vanligvis ettermiddagen i Europa og morgenen i Nord-Amerika.
• Med deltakere i Asia, Europa og Amerika finnes det ofte ikke noe tidsrom som passer for alle. La det ubeleilige tidspunktet gå på omgang mellom teamene i stedet for å be de samme menneskene om å delta sent hver gang.
• Soner med halve timer, som India (UTC+05:30), fungerer bedre med steget på 30 minutter.