Mødeplanlægger

Sådan bruger du mødeplanlæggeren

1. Vælg Mødedato. Knappen I dag nulstiller den til i dag.
2. Under Deltagere indtaster du hver person eller hvert team: et valgfrit Navn, en By eller tidszone (for eksempel »Paris«, »Montreal« eller Asia/Singapore) og de lokale arbejdstider i Arbejdet begynder og Arbejdet slutter. Brug Tilføj en deltager til flere rækker (op til 12) og Fjern for at slette en.
3. Læs Time-for-time-skemaet. Hver række er en deltager, og hver kolonne er det samme øjeblik for alle, vist i hver persons lokale tid. Grønne felter ligger inden for arbejdstiden, grå felter er om natten, og et lille +1 eller −1 betyder den næste eller foregående dag.
4. Rækken Ledige tæller, hvor mange der er i arbejdstiden i hvert tidsrum. Kolonner, hvor alle er ledige, er fremhævet, og sætningen under skemaet angiver de tidsrum.
5. Klik på en kolonne, eller på dens knap i rækken Ledige, for at vælge det tidsrum. Boksen Valgt tidsrum viser derefter mødet i hver deltagers tidszone og i UTC. Brug Kopiér til at indsætte det i en e-mail eller en chat, eller giv begivenheden en titel og klik på Download .ics for at lægge den i din kalender.

Skematrin (1 time, 30 minutter eller 15 minutter) bestemmer størrelsen på hver kolonne, og Mødets længde bestemmer, hvor længe mødet varer i det valgte tidsrum og i kalenderfilen. Sæt kryds ved Weekenddage er fridage for at udelukke weekender (indstillingen Weekend vælger dem: lørdag – søndag som standard, fredag – lørdag i de fleste arabiske lande …), hvilket har betydning, når en mandag morgen i Tokyo stadig er søndag aften i Californien.

Sådan beregnes overlappet

Den første deltagers tidszone bestemmer den dag, der vises i skemaet: kolonnerne løber fra midnat til midnat i den zone. For hvert tidsrum omregner værktøjet øjeblikket til alle deltageres zone med den tidszonedatabase, der er indbygget i din browser. En deltager tæller kun som ledig, hvis hele tidsrummet ligger inden for vedkommendes arbejdstid, så med et trin på en time er en person, der arbejder fra 9:00 til 17:00, ledig fra kolonnen 9:00 til kolonnen 16:00.

Arbejdstiderne er lokale og kan krydse midnat: indtast 22:00 til 06:00 for et natpas. Sommertid håndteres automatisk. På den dag, urene skiftes, har skemaet 23 eller 25 kolonner, og i de uger, hvor Nordamerika og Europa skifter på forskellige datoer, flytter overlappet sig en time, som det gør i virkeligheden.

By- og zonenavne vises på engelsk; du kan altid skrive en IANA-tidszone som Europe/Copenhagen.

Kalenderfilen .ics

Den downloadede fil følger iCalendar-standarden (RFC 5545) og gemmer start og slut i UTC, så Outlook, Google Kalender, Apple Kalender og Thunderbird alle placerer den på det rigtige lokale tidspunkt hos den, der importerer den. Beskrivelsen indeholder den samme liste pr. zone som boksen Valgt tidsrum. Filen genereres i din browser; intet uploades.

Tips til fair møder på tværs af tidszoner

• Mellem Europa og Nordamerika er overlappet som regel den europæiske eftermiddag og den nordamerikanske formiddag.
• Med deltagere i Asien, Europa og Amerika findes der ofte intet tidsrum, der passer alle. Lad det ubekvemme tidspunkt gå på skift mellem teams i stedet for altid at bede de samme personer om at deltage sent.
• Zoner med halve timer, som Indien (UTC+05:30), fungerer bedre med trinnet på 30 minutter.