Plánovač schůzek v různých časových pásmech

Jak používat plánovač schůzek

1. Vyber Datum schůzky. Tlačítko Dnes ho vrátí na dnešek.
2. V části Účastníci zadej každého člověka nebo tým: nepovinné Jméno (nepovinné), Město nebo časové pásmo (například „Paris“, „Montreal“ nebo Asia/Singapore) a místní pracovní dobu v polích Práce začíná a Práce končí. Tlačítkem Přidat účastníka přidáš další řádky (až 12) a Odebrat řádek smaže.
3. Přečti si Mřížka po hodinách. Každý řádek je jeden účastník a každý sloupec je pro všechny stejný okamžik, zobrazený v místním čase každého z nich. Zelená políčka jsou v pracovní době, šedá v noci a malé +1 nebo −1 znamená následující či předchozí den.
4. Řádek Dostupnost počítá, kolik lidí je v daném termínu v pracovní době. Sloupce, kde jsou dostupní všichni, jsou zvýrazněné a věta pod mřížkou uvádí tyto časové rozsahy.
5. Kliknutím na sloupec, nebo na jeho tlačítko v řádku Dostupnost, vybereš termín. Pole Vybraný termín pak uvádí schůzku v časovém pásmu každého účastníka i v UTC. Pomocí Kopírovat ji vložíš do e-mailu či chatu, nebo zadej Název události a klikni na Stáhnout .ics, aby ses přidal(a) do kalendáře.

Krok mřížky (1 hodina, 30 minut nebo 15 minut) určuje velikost každého sloupce a Délka schůzky určuje, jak dlouho schůzka ve vybraném termínu trvá, i v souboru kalendáře. Zaškrtni Dny víkendu jsou dny volna, abys vyloučil(a) víkendy (nastavení Víkend je určuje: ve výchozím stavu sobota – neděle, ve většině arabských zemí pátek – sobota…). To je důležité, když je pondělní ráno v Tokiu v Kalifornii ještě nedělní večer.

Názvy měst v seznamu jsou k dispozici v angličtině (například „Prague“ se najde pod anglickým názvem); časové pásmo můžeš vždy zadat i jako IANA název, třeba Europe/Prague. Jinak je rozhraní česky.

Jak se počítá překryv

Časové pásmo prvního účastníka určuje den zobrazený v mřížce: sloupce běží od půlnoci do půlnoci v tomto pásmu. Pro každý termín nástroj převede okamžik do pásma každého účastníka pomocí databáze časových pásem zabudované v prohlížeči. Účastník se počítá jako dostupný, jen když se celý termín vejde do jeho pracovní doby, takže při hodinovém kroku je ten, kdo pracuje od 9:00 do 17:00, dostupný od sloupce 9:00 do sloupce 16:00.

Pracovní doba je místní a může přecházet přes půlnoc: pro noční směnu zadej 22:00 až 6:00. Letní čas se zpracovává automaticky. V den změny času má mřížka 23 nebo 25 sloupců a během týdnů, kdy Severní Amerika a Evropa přecházejí v různých dnech, se překryv posune o hodinu, stejně jako ve skutečnosti.

Soubor kalendáře .ics

Stažený soubor odpovídá standardu iCalendar (RFC 5545) a ukládá začátek a konec v UTC, takže Outlook, Google Kalendář, Apple Kalendář i Thunderbird ho umístí na správný místní čas pro každého, kdo ho importuje. Popis obsahuje stejný seznam podle pásem jako pole Vybraný termín. Soubor se vytváří ve tvém prohlížeči; nic se nenahrává.

Tipy pro férové schůzky napříč časovými pásmy

• Mezi Evropou a Severní Amerikou je překryv obvykle evropské odpoledne a severoamerické dopoledne.
• Když jsou účastníci v Asii, Evropě i Americe, často neexistuje termín vhodný pro všechny. Nepohodlný čas střídej mezi týmy, místo abys vždy žádal(a) stejné lidi, aby se připojili pozdě.
• Pásma s půlhodinovým posunem, jako Indie (UTC+05:30), se lépe hodí ke kroku 30 minut.