Planificador de reunions

Com fer servir el planificador de reunions

1. Tria la Data de la reunió. El botó Avui hi posa la data d’avui.
2. A Participants, introdueix cada persona o equip: un Nom (opcional), una Ciutat o zona horària (per exemple «Paris», «Montreal» o Asia/Singapore) i el seu horari laboral local a Comença a treballar i Acaba de treballar. Fes servir Afegeix un participant per afegir més files (fins a 12) i Elimina per esborrar-ne una.
3. Llegeix la Quadrícula hora per hora. Cada fila és un participant i cada columna és el mateix moment per a tothom, mostrat a l’hora local de cada persona. Les cel·les verdes són dins de l’horari laboral, les grises són de nit, i un petit +1 o −1 vol dir el dia següent o l’anterior.
4. La fila Disponibles compta quantes persones són en horari laboral a cada franja. Les columnes on tothom és disponible es ressalten, i la frase sota la quadrícula n’enumera els intervals d’hores.
5. Fes clic en una columna, o en el seu botó de la fila Disponibles, per triar aquella franja. El quadre Franja triada mostra aleshores la reunió a la zona horària de cada participant i en UTC. Fes servir Copia per enganxar-la en un correu o un xat, o posa un títol a l’esdeveniment i fes clic a Baixa el .ics per afegir-lo al calendari.

El Pas de la quadrícula (1 hora, 30 minuts o 15 minuts) determina la mida de cada columna, i la Durada de la reunió fixa quant dura la reunió a la franja triada i al fitxer de calendari. Marca Els dies de cap de setmana són festa per excloure els caps de setmana (l’opció Cap de setmana els tria: dissabte i diumenge per defecte, divendres i dissabte a la majoria de països àrabs…), cosa que importa quan un dilluns al matí a Tòquio encara és diumenge al vespre a Califòrnia.

Com es calcula la coincidència

La zona horària del primer participant determina el dia que es mostra a la quadrícula: les columnes van de mitjanit a mitjanit en aquella zona. Per a cada franja, l’eina converteix el moment a la zona de cada participant amb la base de dades de zones horàries integrada al navegador. Un participant només compta com a disponible si tota la franja cap dins del seu horari laboral; així, amb un pas d’una hora, una persona que treballa de 9:00 a 17:00 és disponible des de la columna de les 9:00 fins a la de les 16:00.

L’horari laboral és local i pot travessar la mitjanit: introdueix de 22:00 a 06:00 per a un torn de nit. El canvi d’horari d’estiu i d’hivern es gestiona automàticament. El dia que canvia l’hora, la quadrícula té 23 o 25 columnes, i durant les setmanes en què Amèrica del Nord i Europa canvien en dates diferents, la coincidència es desplaça una hora, com passa a la realitat. Els noms de les ciutats que reconeix l’eina són en anglès o en francès.

El fitxer de calendari .ics

El fitxer que es baixa segueix l’estàndard iCalendar (RFC 5545) i desa l’inici i el final en UTC, de manera que Outlook, Google Calendar, Apple Calendar i Thunderbird el situen a l’hora local correcta per a qui l’importi. La descripció conté la mateixa llista per zones que el quadre Franja triada. El fitxer es genera al teu navegador; no es puja res.

Consells per a reunions justes entre zones horàries

• Entre Europa i Amèrica del Nord, la coincidència sol ser la tarda europea i el matí nord-americà.
• Amb participants a Àsia, a Europa i a Amèrica, sovint no hi ha cap franja que vagi bé a tothom. Fes rotar l’hora incòmoda entre els equips en lloc de demanar sempre a les mateixes persones que s’hi connectin tard.
• Les zones de mitja hora, com l’Índia (UTC+05:30), funcionen millor amb el pas de 30 minuts.