Pianificatore di riunioni tra fusi orari

Come usare il pianificatore di riunioni

1. Scegli la Data della riunione. Il pulsante Oggi la riporta alla data odierna.
2. In Partecipanti inserisci ogni persona o team: un Nome (facoltativo), una Città o fuso orario (per esempio “Rome”, “London” o Asia/Singapore) e l’orario di lavoro locale in Inizio lavoro e Fine lavoro. Usa Aggiungi un partecipante per altre righe (fino a 12) e Rimuovi per eliminarne una.
3. Leggi la Griglia ora per ora. Ogni riga è un partecipante e ogni colonna è lo stesso istante per tutti, mostrato nell’ora locale di ciascuno. Le celle verdi sono in orario di lavoro, quelle grigie di notte, e un piccolo +1 o −1 indica il giorno successivo o precedente.
4. La riga Disponibili conta quante persone sono in orario di lavoro in ogni fascia. Le colonne in cui tutti sono disponibili vengono evidenziate, e la frase sotto la griglia elenca quegli intervalli.
5. Clicca su una colonna, o sul suo pulsante nella riga Disponibili, per scegliere quella fascia. Il riquadro Fascia selezionata elenca allora la riunione nel fuso orario di ogni partecipante e in UTC. Usa Copia per incollarla in un’email o in una chat, oppure dai un titolo all’evento e clicca su Scarica .ics per aggiungerlo al calendario.

Il Passo della griglia (1 ora, 30 minuti o 15 minuti) stabilisce la larghezza di ogni colonna, e la Durata della riunione quanto dura la riunione nella fascia scelta e nel file del calendario. Spunta I giorni del fine settimana sono liberi per escludere il fine settimana (l’impostazione Fine settimana sceglie quali giorni: sabato–domenica, venerdì–sabato come nella maggior parte dei Paesi arabi…). Vale un solo fine settimana per tutti i partecipanti, e conta quando il lunedì mattina a Tokyo è ancora domenica sera in California.

Città e fusi orari

L’elenco delle città è disponibile in inglese: scrivi per esempio Rome, Milan, London o New York. I nomi dei Paesi invece compaiono in italiano, quindi puoi cercare anche “Giappone” o “Brasile” e scegliere la città proposta. Se una città non è nell’elenco, inserisci direttamente l’identificatore IANA del fuso orario, come Europe/Rome o America/Sao_Paulo.

Come viene calcolata la sovrapposizione

Il fuso orario del primo partecipante stabilisce il giorno mostrato nella griglia: le colonne vanno da mezzanotte a mezzanotte in quel fuso. Per ogni fascia lo strumento converte l’istante nel fuso di ciascun partecipante con il database dei fusi orari integrato nel tuo browser. Un partecipante conta come disponibile solo se l’intera fascia rientra nel suo orario di lavoro: con un passo di un’ora, chi lavora dalle 9:00 alle 17:00 è disponibile dalla colonna delle 9:00 a quella delle 16:00.

Gli orari di lavoro sono locali e possono superare la mezzanotte: inserisci 22:00–06:00 per un turno di notte. L’ora legale è gestita automaticamente. Il giorno del cambio dell’ora la griglia ha 23 o 25 colonne, e nelle settimane in cui Nord America ed Europa cambiano l’ora in date diverse la sovrapposizione si sposta di un’ora, proprio come nella realtà.

Il file di calendario .ics

Il file scaricato segue lo standard iCalendar (RFC 5545) e salva inizio e fine in UTC, così Outlook, Google Calendar, Calendario di Apple e Thunderbird lo collocano all’ora locale giusta per chiunque lo importi. La descrizione contiene lo stesso elenco per fuso orario del riquadro Fascia selezionata. Il file viene generato nel tuo browser; non viene caricato nulla.

Consigli per riunioni eque tra fusi orari

• Tra Europa e Nord America la sovrapposizione è di solito il pomeriggio europeo e la mattina nordamericana: per esempio, le 15:00 a Roma sono le 9:00 a New York.
• Con partecipanti in Asia, Europa e nelle Americhe spesso non esiste una fascia che vada bene a tutti. Fai ruotare l’orario scomodo tra i team, invece di chiedere sempre alle stesse persone di collegarsi tardi.
• I fusi orari con la mezz’ora, come l’India (UTC+05:30), funzionano meglio con il passo di 30 minuti.