Meeting-Planer für Zeitzonen

So nutzen Sie den Meeting-Planer

1. Wählen Sie das Datum des Meetings. Die Schaltfläche Heute setzt es auf den heutigen Tag zurück.
2. Tragen Sie unter Teilnehmende jede Person oder jedes Team ein: einen optionalen Namen, eine Stadt oder Zeitzone (zum Beispiel „Paris“, „Montreal“ oder Asia/Singapore) und die örtlichen Arbeitszeiten unter Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Mit Person hinzufügen kommen weitere Zeilen hinzu (bis zu 12), mit Entfernen löschen Sie eine.
3. Lesen Sie das Stundenraster. Jede Zeile ist eine Person, jede Spalte derselbe Zeitpunkt für alle – angezeigt in der jeweiligen Ortszeit. Grüne Zellen liegen in der Arbeitszeit, graue in der Nacht, und ein kleines +1 oder −1 steht für den nächsten oder vorherigen Tag.
4. Die Zeile Verfügbar zählt für jedes Zeitfenster, wie viele Personen gerade arbeiten. Spalten, in denen alle verfügbar sind, werden hervorgehoben, und der Satz unter dem Raster nennt diese Zeitspannen.
5. Klicken Sie auf eine Spalte oder ihre Schaltfläche in der Zeile Verfügbar, um diesen Termin zu wählen. Das Feld Gewählter Termin listet das Meeting dann in der Zeitzone jeder Person und in UTC auf. Mit Kopieren fügen Sie es in eine E-Mail oder einen Chat ein; oder Sie geben dem Termin einen Titel und klicken auf .ics herunterladen, um ihn in Ihren Kalender zu übernehmen.

Der Rasterschritt (1 Stunde, 30 Minuten oder 15 Minuten) legt die Breite jeder Spalte fest, die Dauer des Meetings bestimmt, wie lange der Termin im gewählten Zeitfenster und in der Kalenderdatei dauert. Setzen Sie ein Häkchen bei Wochenendtage sind frei, um Wochenenden auszuschließen (die Einstellung Wochenende legt die Tage fest: standardmäßig Samstag – Sonntag, in den meisten arabischen Ländern Freitag – Samstag) – wichtig, wenn Montagmorgen in Tokio in Kalifornien noch Sonntagabend ist.

Hinweis: Die eingebaute Städteliste kennt Städtenamen auf Englisch und Französisch. Deutsche Schreibweisen wie „München“ oder „Wien“ werden daher nicht immer erkannt. Geben Sie in diesem Fall den englischen Namen („Munich“, „Vienna“) oder direkt die IANA-Zeitzone ein, etwa Europe/Berlin, Europe/Vienna oder Europe/Zurich.

So wird die Überschneidung berechnet

Die Zeitzone der ersten Person bestimmt den Tag im Raster: Die Spalten laufen von Mitternacht bis Mitternacht in dieser Zone. Für jedes Zeitfenster rechnet das Tool den Zeitpunkt mit der Zeitzonendatenbank Ihres Browsers in die Zone jeder Person um. Eine Person gilt nur dann als verfügbar, wenn das ganze Zeitfenster in ihre Arbeitszeit fällt. Bei einem Schritt von einer Stunde ist jemand, der von 9:00 bis 17:00 Uhr arbeitet, also von der Spalte 9:00 bis zur Spalte 16:00 verfügbar.

Arbeitszeiten sind Ortszeiten und dürfen über Mitternacht gehen: Für eine Nachtschicht geben Sie 22:00 bis 6:00 Uhr ein. Die Sommerzeit wird automatisch berücksichtigt. Am Tag der Zeitumstellung hat das Raster 23 oder 25 Spalten, und in den Wochen, in denen Nordamerika und Europa an unterschiedlichen Tagen umstellen, verschiebt sich die Überschneidung um eine Stunde – genau wie in der Realität.

Die Kalenderdatei .ics

Die heruntergeladene Datei folgt dem iCalendar-Standard (RFC 5545) und speichert Beginn und Ende in UTC. Outlook, Google Kalender, Apple Kalender und Thunderbird tragen den Termin deshalb bei jeder Person zur richtigen Ortszeit ein. Die Beschreibung enthält dieselbe Liste nach Zeitzonen wie das Feld Gewählter Termin. Die Datei wird in Ihrem Browser erzeugt; nichts wird hochgeladen.

Tipps für faire Meetings über Zeitzonen

• Zwischen Europa und Nordamerika überschneiden sich meist der europäische Nachmittag und der nordamerikanische Vormittag.
• Mit Teilnehmenden in Asien, Europa und Amerika gibt es oft kein Zeitfenster, das allen passt. Wechseln Sie die unbequeme Uhrzeit zwischen den Teams ab, statt immer dieselben Leute spät dazuzubitten.
• Zeitzonen mit halben Stunden wie Indien (UTC+05:30) funktionieren besser mit dem 30-Minuten-Schritt.