Meeting Planner

Paano gamitin ang meeting planner

1. Piliin ang Petsa ng meeting. Ibinabalik ito ng button na Ngayon sa petsa ngayon.
2. Sa ilalim ng Mga kalahok, ilagay ang bawat tao o team: isang opsyonal na Pangalan, isang Lungsod o time zone (halimbawa “Paris”, “Montreal” o Asia/Singapore), at ang lokal nilang oras ng trabaho sa Simula ng trabaho at Katapusan ng trabaho. Gamitin ang Magdagdag ng kalahok para sa karagdagang hanay (hanggang 12) at ang Alisin para burahin ang isa.
3. Basahin ang Grid kada oras. Kalahok ang bawat hanay at iisang sandali para sa lahat ang bawat column, na ipinapakita sa lokal na oras ng bawat tao. Nasa oras ng trabaho ang mga berdeng cell, gabi ang mga abuhin, at ang maliit na +1 o −1 ay nangangahulugang susunod o nakaraang araw.
4. Binibilang ng hanay na Available kung ilang tao ang nasa oras ng trabaho sa bawat slot. Naka-highlight ang mga column kung saan available ang lahat, at inililista ng pangungusap sa ilalim ng grid ang mga saklaw ng oras na iyon.
5. I-click ang isang column, o ang button nito sa hanay na Available, para piliin ang slot na iyon. Ililista ng kahon na Napiling slot ang meeting sa time zone ng bawat kalahok at sa UTC. Gamitin ang Kopyahin para i-paste ito sa email o chat, o bigyan ng pamagat ang event at i-click ang I-download ang .ics para idagdag ito sa iyong calendar.

Itinatakda ng Hakbang ng grid (1 oras, 30 minuto o 15 minuto) ang laki ng bawat column, at itinatakda ng Haba ng meeting kung gaano katagal ang meeting sa napiling slot at sa calendar file. Lagyan ng tsek ang Day off ang mga araw ng weekend para ibukod ang mga weekend (pinipili ng setting na Weekend ang mga ito: Sabado – Linggo bilang default, Biyernes – Sabado sa karamihan ng bansang Arabo…), na mahalaga kapag Lunes pa lang ng umaga sa Tokyo pero Linggo pa ng gabi sa California.

Paano kinukuwenta ang overlap

Ang time zone ng unang kalahok ang nagtatakda ng araw na ipinapakita sa grid: tumatakbo ang mga column mula hatinggabi hanggang hatinggabi sa zone na iyon. Para sa bawat slot, kino-convert ng tool ang sandali sa zone ng bawat kalahok gamit ang time zone database na built-in sa iyong browser. Itinuturing na available ang isang kalahok kung buong kasya ang slot sa kanyang oras ng trabaho, kaya sa hakbang na isang oras, ang nagtatrabaho nang 9:00 hanggang 17:00 ay available mula sa column na 9:00 hanggang sa column na 16:00.

Lokal ang oras ng trabaho at maaaring tumawid ng hatinggabi: ilagay ang 22:00 hanggang 06:00 para sa night shift. Awtomatikong hinahawakan ang daylight saving time. Sa araw na nagbabago ang orasan, may 23 o 25 column ang grid, at sa mga linggong magkaiba ang petsa ng paglipat ng North America at Europe, gumagalaw ang overlap nang isang oras, tulad ng totoong nangyayari.

Ang mga pangalan ng lungsod ay available sa English at French lang; English ang ginagamit sa ibang wika, pero maaari mo ring ilagay ang pangalan ng IANA time zone.

Ang .ics calendar file

Sumusunod ang na-download na file sa iCalendar standard (RFC 5545) at iniimbak ang simula at katapusan sa UTC, kaya inilalagay ito ng Outlook, Google Calendar, Apple Calendar at Thunderbird sa tamang lokal na oras para sa sinumang mag-import nito. Ang laman ng deskripsyon ay ang parehong listahan kada zone sa kahon na Napiling slot. Ginagawa ang file sa iyong browser; walang ina-upload.

Mga tip para sa patas na meeting sa iba’t ibang time zone

• Sa pagitan ng Europe at North America, karaniwang overlap ang hapon sa Europe at umaga sa North America.
• Kapag may kalahok sa Asia, Europe at Americas, madalas walang slot na pasok sa lahat. Paikutin ang hindi maginhawang oras sa pagitan ng mga team sa halip na laging hilingin sa parehong tao na sumali nang huli.
• Mas bagay sa hakbang na 30 minuto ang mga zone na may kalahating oras tulad ng India (UTC+05:30).