PDF-Formular ausfüllen

So füllen Sie ein PDF-Formular aus

1. Ziehen Sie ein PDF-Formular auf das Ablagefeld oder klicken Sie darauf, um eines auszuwählen. Das Tool liest die Felder und zeigt an, wie viele sich ausfüllen lassen.
2. Füllen Sie unter Formularfelder die Felder aus. Sie sind nach Seiten gruppiert, in der Reihenfolge, die das Formular festlegt. Fahren Sie mit der Maus über ein Feld, um seinen internen Namen zu sehen; graue Felder sind schreibgeschützt.
3. Vertippt? Auf ursprüngliche Werte zurücksetzen stellt wieder her, was in der Datei stand.
4. Aktivieren Sie Formular reduzieren (Antworten können nicht mehr bearbeitet werden), wenn Sie eine endgültige Fassung verschicken.
5. Klicken Sie auf Ausgefülltes PDF speichern und dann auf Herunterladen. Die Datei trägt den Namen des Originals, zum Beispiel antrag_filled.pdf.

Welche Formulare funktionieren

Dieses Tool füllt AcroForm-Felder aus, die standardmäßigen interaktiven Felder des PDF-Formats. Solche Felder erzeugen Adobe Acrobat, LibreOffice und der PDF-Export von Word mit Formularsteuerelementen, und die meisten Formulare von Behörden und Unternehmen verwenden sie. Alle Feldtypen werden unterstützt:

• Textfelder, ein- oder mehrzeilig, auch mit maximaler Länge (das Tool meldet, wenn eine Antwort zu lang ist);
• Kontrollkästchen;
• Optionsfelder, als eine Gruppe dargestellt, mit der Auswahl (keine Auswahl) zum Leeren;
• Dropdown-Listen, auch bearbeitbare, in die Sie eine eigene Antwort eintippen können;
• Listenfelder, mit Mehrfachauswahl, wenn das Formular es erlaubt.

Die Beschriftungen stammen aus dem Tooltip des jeweiligen Felds, falls vorhanden, sonst aus seinem Namen. Unterschriftsfelder und Schaltflächen werden aufgelistet, haben aber nichts auszufüllen; für eine handschriftlich wirkende Unterschrift verwenden Sie nach dem Ausfüllen ein eigenes Signatur-Tool.

Manche Formulare haben überhaupt keine Felder: gescannte Papierformulare oder PDFs, in denen die Kästchen nur gezeichnete Linien sind. Auf solche Seiten kann dieses Tool nicht schreiben.

XFA-Formulare

Einige Formulare, oft von Behörden, sind XFA-Formulare, erstellt mit Adobe LiveCycle oder AEM Designer. Ihre Felder sind in einer XML-Schicht beschrieben, die nur Adobe Reader versteht. Ein reines XFA-Formular hat keine regulären Felder; das Tool zeigt dann eine Meldung und kann es nicht ausfüllen – öffnen Sie es stattdessen in Adobe Acrobat Reader. Viele XFA-Formulare enthalten zusätzlich reguläre Felder als Ausweichlösung. In diesem Fall füllt das Tool diese aus und entfernt beim Speichern die XFA-Schicht, damit jeder Reader Ihre Antworten anzeigt.

Schriften und Sonderzeichen

Nach dem Ausfüllen zeichnet das Tool jedes geänderte Feld mit pdf-lib in Helvetica neu, einer der Standardschriften von PDF. Helvetica deckt Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und andere westeuropäische Sprachen ab – Umlaute und ß eingeschlossen – sowie gängige Symbole wie € und typografische Anführungszeichen. Kyrillisch, Griechisch, Chinesisch, Arabisch, Emojis oder Buchstaben wie das polnische ł kann sie nicht darstellen.

Enthält eine Antwort solche Zeichen, warnt Sie das Tool. Speichern Sie ohne Reduzieren, wird der Wert gespeichert, und die Datei bittet PDF-Reader, ihn mit eigenen Schriften darzustellen: Acrobat, Browser und die meisten Desktop-Reader machen das korrekt. Das Reduzieren braucht eine fertig gezeichnete Darstellung und wird für diese Felder deshalb verweigert, bis Sie die Zeichen entfernen.