PDF reduzieren (Flatten)

So reduzieren Sie ein PDF

1. Ziehen Sie eine PDF-Datei auf das Ablagefeld oder klicken Sie darauf, um eine auszuwählen. Das Tool zählt unter In diesem PDF gefunden, was es findet: Formularfelder, Kommentare und Zeichnungen, Notizzettel und andere Anmerkungen.
2. Wählen Sie unter Was reduziert wird die Elemente aus, die fixiert werden sollen: Formularfelder, Kommentare und Zeichnungen und auf Wunsch Notizzettel.
3. Klicken Sie auf PDF reduzieren und dann auf Herunterladen. Die Datei trägt den Namen des Originals, zum Beispiel antrag_flat.pdf.

„Reduzieren“ ist der Begriff, den auch Adobe Acrobat auf Deutsch verwendet; im Englischen heißt der Vorgang „Flatten“. Mit dem Verkleinern der Dateigröße hat er nichts zu tun.

Was beim Reduzieren passiert

Eine PDF-Seite hat zwei Ebenen. Der Seiteninhalt besteht aus Text, Bildern und Vektorgrafiken, die das eigentliche Dokument bilden. Darüber kann ein PDF Anmerkungen (Annotationen) tragen: interaktive Objekte wie Formularfelder, Hervorhebungen, Kommentare, Stempel und Links. Jeder PDF-Reader erlaubt es, Anmerkungen zu bearbeiten, zu verschieben oder zu löschen, und ein ausgefülltes Formular kann jeder ändern, der es öffnet.

Beim Reduzieren wird das sichtbare Erscheinungsbild jeder Anmerkung in den Seiteninhalt kopiert und die Anmerkung entfernt. Die Seite sieht genauso aus wie vorher, aber die Werte eines Formulars lassen sich nicht mehr ändern, und die Hervorhebungen einer Prüferin können nicht mehr versehentlich gelöscht werden. Das ist der übliche letzte Schritt, bevor Sie ein ausgefülltes Formular verschicken, einen Vertrag archivieren oder ein im Review kommentiertes Dokument weitergeben.

Was dieses Tool reduzieren kann – und was es behält

Dieses Tool verwendet pdf-lib und hält sich an die PDF-Spezifikation: Der normale Erscheinungsbild-Stream (Appearance Stream) jeder Anmerkung wird genau an Position und in Größe der Anmerkung gezeichnet, mit ihrer Deckkraft.

• Formularfelder: Textfelder, Kontrollkästchen, Optionsfelder, Dropdown-Listen, Listenfelder und Schaltflächen. Hat ein Feld noch kein Erscheinungsbild oder verlangt das Formular, dass Reader die Darstellung neu aufbauen, erzeugt das Tool sie zuerst mit pdf-lib in Helvetica neu. Anschließend wird das Formular selbst (samt einer eventuellen XFA-Kopie) aus der Datei entfernt.
• Kommentare und Zeichnungen: Hervorhebungen, Unterstreichungen, Durchstreichungen, Wellenlinien, Textfelder (Freitext), Rechtecke, Ellipsen, Linien, Polygone, Freihandzeichnungen, Stempel, Einfügemarken und Wasserzeichen-Anmerkungen.
• Notizzettel: optional. Das Notizsymbol wird auf die Seite gezeichnet und der Popup-Text entfernt, weil eine flache Seite keinen Platz hat, ihn anzuzeigen.

Einige Anmerkungen bleiben immer erhalten: Links bleiben anklickbar, und Dateianhänge, Audio und Video werden nicht umgewandelt. Schwärzungsmarkierungen werden nicht angewendet. Eine Schwärzungsanmerkung zu reduzieren würde nur ein Rechteck über Text malen, der weiterhin in der Datei steckt; deshalb werden sie nicht angetastet. Verwenden Sie ein echtes Schwärzungstool, um sensible Inhalte zu entfernen.

pdf-lib kann Erscheinungsbilder für Formularfelder erzeugen, nicht aber für andere Anmerkungen. Eine Anmerkung, die ohne Erscheinungsbild gespeichert wurde (selten, aber manche älteren Editoren tun das), lässt sich nicht reduzieren: Das Tool lässt sie an Ort und Stelle und sagt Ihnen, wie viele erhalten blieben. Ausgeblendete Anmerkungen werden entfernt.

Grenzen

• Reine XFA-Formulare (dynamische Formulare aus Adobe LiveCycle oder AEM Designer) speichern ihre Felder nicht als reguläre PDF-Felder. Das Tool meldet sie und kann sie nicht reduzieren.
• Neu erzeugte Felddarstellungen verwenden Helvetica, die nur westeuropäische Zeichen schreibt (Umlaute und ß eingeschlossen). Ein Feld, das etwa Kyrillisch oder Chinesisch enthält, behält seine zuletzt gespeicherte Darstellung.
• Das Reduzieren schreibt die Datei neu, sodass eine vorhandene digitale Signatur nicht mehr gültig ist. Reduzieren Sie vor dem Signieren, nicht danach.
• Passwortgeschützte PDFs müssen zuerst entsperrt werden.