مخطط الاجتماعات

كيفية استخدام مخطط الاجتماعات

1. اختر تاريخ الاجتماع. يعيده زر اليوم إلى تاريخ اليوم.
2. تحت المشاركون، أدخل كل شخص أو فريق: الاسم (اختياري)، والمدينة أو المنطقة الزمنية (مثل «Paris» أو «Dubai» أو Asia/Singapore)، وساعات عمله المحلية في بداية العمل ونهاية العمل. استخدم إضافة مشارك لإضافة صفوف أخرى (حتى 12)، وإزالة لحذف صف.
3. اقرأ الجدول ساعة بساعة. كل صف يمثّل مشاركًا، وكل عمود يمثّل اللحظة نفسها للجميع معروضةً بالتوقيت المحلي لكل شخص. الخلايا الخضراء ضمن ساعات العمل، والرمادية في الليل، وتشير ‎+1 أو ‎−1 الصغيرة إلى اليوم التالي أو السابق.
4. يعدّ صف متاح عدد الأشخاص الموجودين ضمن ساعات العمل في كل فترة. تُبرز الأعمدة التي يكون فيها الجميع متاحين، وتذكر الجملة أسفل الجدول هذه الفترات الزمنية.
5. انقر عمودًا، أو زرّه في صف متاح، لاختيار تلك الفترة. يعرض عندها مربع الفترة المختارة موعد الاجتماع بالمنطقة الزمنية لكل مشارك وبتوقيت UTC. استخدم زر نسخ للصقه في بريد إلكتروني أو محادثة، أو اكتب عنوان الحدث وانقر تنزيل ملف ‎.ics لإضافته إلى تقويمك.

تحدّد خطوة الجدول (ساعة واحدة أو 30 دقيقة أو 15 دقيقة) حجم كل عمود، وتحدّد مدة الاجتماع طول الاجتماع في الفترة المختارة وفي ملف التقويم. فعّل خيار أيام نهاية الأسبوع أيام عطلة لاستبعاد نهاية الأسبوع، وهو مهم حين يكون صباح الاثنين في طوكيو ما زال مساء الأحد في كاليفورنيا. ويحدّد إعداد عطلة نهاية الأسبوع هذه الأيام: الجمعة – السبت افتراضيًا في الصفحة العربية، أو السبت – الأحد أو غيرهما.

ملاحظة بشأن اللغة: قائمة المدن متوفرة بالإنجليزية والفرنسية فقط، لذا اكتب أسماء المدن بالحروف اللاتينية (مثل «Riyadh» أو «Cairo»)، أو أدخل اسم منطقة IANA مباشرة.

كيف يُحسب التداخل؟

تحدّد المنطقة الزمنية للمشارك الأول اليوم المعروض في الجدول: فالأعمدة تمتد من منتصف الليل إلى منتصف الليل في تلك المنطقة. ولكل فترة، تحوّل الأداة اللحظة إلى منطقة كل مشارك باستخدام قاعدة بيانات المناطق الزمنية المدمجة في متصفحك. ولا يُحتسب المشارك متاحًا إلا إذا وقعت الفترة كاملة ضمن ساعات عمله؛ فمع خطوة ساعة واحدة، يكون من يعمل من 9:00 إلى 17:00 متاحًا من عمود 9:00 حتى عمود 16:00.

ساعات العمل محلية ويمكن أن تتجاوز منتصف الليل: أدخل من 22:00 إلى 06:00 لنوبة ليلية. ويُحتسب التوقيت الصيفي تلقائيًا. ففي يوم تغيير الساعة يضم الجدول 23 أو 25 عمودًا، وخلال الأسابيع التي تنتقل فيها أمريكا الشمالية وأوروبا في تواريخ مختلفة يتحرك التداخل ساعة واحدة، كما يحدث في الواقع.

ملف التقويم ‎.ics

يتبع الملف المنزَّل معيار iCalendar ‏(RFC 5545) ويخزّن وقتي البداية والنهاية بتوقيت UTC، فيضعه كل من Outlook وGoogle Calendar وApple Calendar وThunderbird في الوقت المحلي الصحيح لمن يستورده. ويحتوي الوصف على قائمة المناطق نفسها الموجودة في مربع الفترة المختارة. يُنشأ الملف في متصفحك، ولا يُرفع أي شيء.

نصائح لاجتماعات منصفة عبر المناطق الزمنية

• بين أوروبا وأمريكا الشمالية، يكون التداخل عادةً بعد الظهر الأوروبي وصباح أمريكا الشمالية.
• بين الخليج العربي وأوروبا، يكون الصباح الأوروبي وبعد الظهر في الخليج غالبًا أنسب وقت.
• مع مشاركين في آسيا وأوروبا والأمريكتين، كثيرًا ما لا توجد فترة تناسب الجميع. بدّل الوقت غير المريح بين الفرق بدلًا من أن تطلب من الأشخاص أنفسهم دائمًا الانضمام في وقت متأخر.
• المناطق ذات نصف الساعة مثل الهند (UTC+05:30) تعمل أفضل مع خطوة 30 دقيقة.