Vergaderkosten-timer

Zo gebruik je de vergaderkosten-timer

1. Kies bij Uurtarieven voor Meerdere groepen om elke functie apart in te vullen, of voor Eén gemiddeld tarief voor een snelle schatting.
2. Vul bij Meerdere groepen op elke regel een Functie (optioneel), het aantal Personen en hun Uurtarief in. Met Groep toevoegen maak je een extra regel (tot 20) en met Verwijderen haal je er een weg. Bij Eén gemiddeld tarief vul je het Aantal deelnemers en het Gemiddeld uurtarief in.
3. Kies de Valuta. Standaard is dat de euro, of de munt van je land als je browser die aangeeft.
4. Klik op Starten als de vergadering begint. Het grote getal toont de Kosten van de vergadering tot nu toe, een paar keer per seconde bijgewerkt, samen met de Verstreken tijd. Klik op Pauzeren tijdens een pauze en op Hervatten om verder te gaan; met Resetten zet je de timer terug op nul.

Onder de timer laten Kosten per minuut en Kosten per uur zien hoe snel de meter loopt, Deelnemers geeft het aantal mensen, en met Geplande duur (minuten) zie je de kosten van een vergadering al voordat die begint, bijvoorbeeld 60 minuten of een stand-up van 15 minuten.

Hoe de kosten worden berekend

De formule is eenvoudig:

Vergaderkosten = verstreken uren × Σ (aantal personen × uurtarief)

Voorbeeld: twee managers van 85 per uur en vier ontwikkelaars van 55 per uur kosten 2 × 85 + 4 × 55 = 390 per uur, oftewel 6,50 per minuut. Een vergadering van 30 minuten kost dus 195, en een wekelijks overleg van een uur met dezelfde mensen kost meer dan 20.000 per jaar.

De timer gebruikt de monotone klok van de browser, dus de tijd blijft nauwkeurig, ook als je van tabblad wisselt of de computer druk bezig is. De kosten worden bij elke verversing opnieuw berekend uit de totale verstreken tijd en afgerond op de cent. Verander je de tarieven of voeg je een groep toe terwijl de timer loopt, dan wordt de hele verstreken tijd met de nieuwe cijfers herberekend, alsof die mensen er vanaf het begin bij waren.

Welk uurtarief gebruik je?

• Alleen salaris: deel het jaarsalaris door het aantal gewerkte uren per jaar. Bij 40 uur per week en 52 weken is dat 2.080 uur, dus een salaris van 90.000 is ongeveer 43,27 per uur. Werk je 36 uur per week, dan is het 1.872 uur.
• Integrale loonkosten: werkgevers betalen ook werkgeverslasten, vakantiegeld, pensioenpremies, apparatuur en kantoorruimte. Een veelgebruikte vuistregel telt 25% tot 40% bij het salaris op. Gebruik dat getal als je de echte kosten voor de organisatie wilt zien.
• Factuurtarief: voor consultants of bureaus is het tarief dat je een klant zou factureren de opportuniteitskost van de vergadering.

Tarieven verlaten je apparaat nooit: de berekening gebeurt volledig in je browser, dus je kunt ook in een gevoelige vergadering echte salarissen gebruiken.

Tips voor goedkopere vergaderingen

• Deel aan het begin de kosten per minuut: dat helpt om de agenda strak te houden.
• Nodig alleen mensen uit die moeten beslissen of bijdragen; stuur de rest de notulen.
• Plan standaard 25 of 50 minuten in plaats van 30 of 60.
• Vergelijk de kosten bij Geplande duur (minuten) met de waarde van de beslissing die je verwacht.

Deze tool geeft schattingen, geen financieel advies. Hij meet alleen bestede arbeidstijd, niet de waarde die een vergadering oplevert of de kosten van het onderbreken van geconcentreerd werk.