Calculadora do custo de reuniões

Como usar o cronómetro do custo de reuniões

1. Em Valores por hora, escolhe Vários grupos para introduzir cada função em separado, ou Uma média única para uma estimativa rápida.
2. Com Vários grupos, preenche em cada linha uma Função (opcional), o número de Pessoas e o respetivo Valor por hora. Adicionar grupo acrescenta uma linha (até 20) e Remover apaga uma. Com Uma média única, introduz o Número de participantes e o Valor médio por hora.
3. Escolhe a Moeda. Nas páginas em português, a predefinição é o euro, ou a moeda do teu país quando o navegador o indica.
4. Clica em Iniciar quando a reunião começar. O número grande mostra o Custo da reunião até agora, atualizado várias vezes por segundo, juntamente com o Tempo decorrido. Clica em Pausa durante um intervalo e em Retomar para continuar; Repor põe o cronómetro a zero.

Por baixo do cronómetro, o Custo por minuto e o Custo por hora mostram a que velocidade o contador sobe, Participantes dá o número de pessoas e Duração prevista (minutos) permite ver o custo de uma reunião antes de ela acontecer, por exemplo 60 minutos ou uma reunião rápida de 15 minutos.

Como é calculado o custo

A fórmula é simples:

Custo da reunião = horas decorridas × Σ (número de pessoas × valor por hora)

Exemplo: duas chefias a 85 por hora e quatro programadores a 55 por hora custam 2 × 85 + 4 × 55 = 390 por hora, ou seja 6,50 por minuto. Uma reunião de 30 minutos custa, portanto, 195, e uma reunião semanal de uma hora com as mesmas pessoas custa mais de 20 000 por ano.

O cronómetro usa o relógio monotónico do navegador, por isso o tempo mantém-se exato mesmo que mudes de separador ou o computador esteja ocupado. O custo é recalculado a partir do tempo total decorrido a cada atualização e arredondado ao cêntimo. Se mudares os valores ou acrescentares um grupo com o cronómetro a correr, todo o tempo decorrido é recalculado com os novos números, como se essas pessoas lá estivessem desde o início.

Que valor por hora deves usar?

• Só o salário: divide o salário anual pelas horas trabalhadas num ano. Com 40 horas por semana e 52 semanas, são 2080 horas, por isso um salário de 90 000 por ano dá cerca de 43,27 por hora. Em Portugal, não te esqueças de incluir os subsídios de férias e de Natal no salário anual (14 meses).
• Custo total para a empresa: o empregador paga também a Segurança Social, seguros, benefícios, equipamento e espaço de escritório. Uma regra prática comum soma 25 % a 40 % ao salário. Usa esse valor se quiseres o custo real para a organização.
• Preço faturado: para consultores ou agências, o valor que cobrarias a um cliente é o custo de oportunidade da reunião.

Os valores nunca saem do teu dispositivo: o cálculo é feito inteiramente no teu navegador, por isso podes usar salários reais numa reunião sensível.

Dicas para reuniões mais baratas

• Partilha o custo por minuto no início: ajuda a manter a ordem de trabalhos curta.
• Convida só quem tem de decidir ou contribuir; envia a ata a toda a gente.
• Marca por defeito reuniões de 25 ou 50 minutos em vez de 30 ou 60.
• Compara o custo da Duração prevista (minutos) com o valor da decisão que esperas tomar.

Esta ferramenta dá estimativas, não aconselhamento financeiro. Mede apenas o tempo pago, não o valor que uma reunião cria nem o custo de interromper trabalho que exige concentração.