Mjerač troška sastanka

Kako koristiti mjerač troška sastanka

1. Pod Satnice odaberi Više skupina da svaku ulogu upišeš zasebno ili Jedna prosječna satnica za brzu procjenu.
2. Uz Više skupina ispuni Ulogu (neobavezno), broj Osoba i njihovu Satnicu u svakom retku. Dodaj skupinu dodaje redak (do 20), a Ukloni briše redak. Uz Jedna prosječna satnica upiši Broj sudionika i Prosječnu satnicu.
3. Odaberi Valutu; na hrvatskoj stranici zadano je euro.
4. Klikni Start kad sastanak počne. Velika brojka prikazuje Dosadašnji trošak sastanka, osvježavan nekoliko puta u sekundi, zajedno s Proteklim vremenom. Klikni Pauza tijekom stanke i Nastavi za nastavak; Resetiraj vraća mjerač na nulu.

Ispod mjerača Trošak po minuti i Trošak po satu pokazuju koliko brzo teče brojilo, Sudionici daju broj prisutnih, a Planirano trajanje (minute) omogućuje da vidiš trošak sastanka prije nego što se održi, na primjer 60 minuta ili kratki jutarnji sastanak od 15 minuta.

Kako se trošak izračunava

Formula je jednostavna:

Trošak sastanka = proteklo sati × Σ (broj osoba × satnica)

Primjer: dva voditelja po 85 € na sat i četiri programera po 55 € na sat koštaju 2 × 85 + 4 × 55 = 390 € na sat, to jest 6,50 € po minuti. Sastanak od 30 minuta stoga košta 195 €, a tjedni jednosatni sastanak s istim ljudima košta više od 20 000 € godišnje.

Mjerač koristi monotoni sat preglednika, pa vrijeme ostaje točno čak i ako promijeniš karticu ili je računalo zauzeto. Trošak se pri svakom osvježavanju preračunava iz ukupnog proteklog vremena i zaokružuje na cent. Ako promijeniš satnice ili dodaš skupinu dok mjerač radi, cijelo se proteklo vrijeme preračunava s novim brojkama, kao da su te osobe bile prisutne od početka.

Koju satnicu koristiti?

• Samo plaća: podijeli godišnju plaću s brojem sati rada u godini. Uz 40 sati tjedno i 52 tjedna to je 2080 sati, pa plaća od 90 000 € iznosi oko 43,27 € na sat.
• Puni trošak: poslodavci plaćaju i doprinose, naknade, mirovinske doprinose, opremu i prostor. Uobičajeno pravilo dodaje plaći 25 % do 40 %. Koristi tu brojku ako želiš stvarni trošak za organizaciju.
• Naplativa satnica: za konzultante ili agencije satnica koju bi naplatili klijentu je izgubljena prilika zarade zbog sastanka.

Satnice nikad ne napuštaju tvoj uređaj: izračun se u cijelosti odvija u tvom pregledniku, pa možeš koristiti stvarne plaće i na osjetljivom sastanku.

Savjeti za jeftinije sastanke

• Na početku podijeli trošak po minuti: pomaže da dnevni red ostane sažet.
• Pozovi samo ljude koji moraju odlučivati ili doprinijeti; ostalima pošalji zapisnik.
• Kao zadano uzmi 25 ili 50 minuta umjesto 30 ili 60.
• Usporedi trošak za Planirano trajanje (minute) s vrijednošću odluke koju očekuješ.

Ovaj alat daje procjene, a ne financijski savjet. Mjeri samo vrijeme plaćenih sati, a ne vrijednost koju sastanak stvara niti cijenu prekidanja dubokog rada.